17 profesionalnih nasvetov po e-pošti za izdelavo naslednjega e-poštnega sporočila (s predlogami!)

Bi radi obvladali pisanje profesionalnih e-poštnih sporočil, ki bodo opažena? Želim vam podati 17 preprostih, a močnih nasvetov za e-pošto, ki bodo izboljšali e-pošto.

Kazalo

  1. 17 nasvetov za izdelavo popolne profesionalne e-pošte
    1. # 1: Uporabite platinasto pravilo
    2. # 2: Previdno izberite način ...
    3. # 3: Zaženite nove verige
    4. # 4: Napišite odlično zadevo
    5. # 5: Pozdravi svojega prejemnika
    6. # 6: Izberite ton in predlogo
    7. # 7: Uporabite hierarhijo dejstev
    8. # 8: Če je daljši od treh odstavkov, STOP
    9. # 9: Ne zlorabljajte besede NUJNO
    10. # 10: Zadržite svoja čustva
    11. # 11: Končajte s pozivom k dejanju
    12. # 12: Odjava
    13. # 13: vključite profesionalni e-poštni podpis
    14. # 14: Preverite svojo slovnico
    15. # 15: Povečajte zamudo pri pošiljanju, da se izognete grozoti dostave
    16. # 16: Postanite e-poštni vohun
    17. # 17: Odgovarjajte v pločevinkah
  2. Primeri profesionalne e-pošte
    1. E-poštna predloga št. 1: Ponudba za delo
    2. E-poštna predloga št. 2: odstopno pismo
    3. Predloga za e-pošto št. 3: Opravičilo
    4. Predloga za e-pošto št. 4: e-poštno sporočilo za bolniški dan
    5. E-poštna predloga št. 5: sestanek
  3. Kontrolni seznam za profesionalno e-pošto
  4. Pošljite e-pošto kot šef

Vsako sekundo, ki mine, je poslanih in prejetih več kot 3 milijone e-poštnih sporočil. Če želite torej napisati izjemen profesionalni e-poštni naslov (ki izstopa!), Je ta vodnik samo za vas.

Pisanje profesionalnega e-poštnega sporočila na pravi način ima neverjetne prednosti:



  • Odprite, preberite in odgovorite na e-pošto hitreje
  • Bodi več karizmatičen (da, vsekakor lahko to storimo po e-pošti)
  • Ustvarite svojo profesionalno verodostojnost tako, da pošiljate jasna, jedrnata e-poštna sporočila

Oglejte si moj video o najboljših e-poštnih nasvetih:

Potopimo se!

17 nasvetov za izdelavo popolne profesionalne e-pošte

Imam nekaj odličnih predloge e-pošte dol spodaj, vendar želim začeti s 17 nasveti za ustvarjanje odličnega e-poštnega sporočila.

# 1: Uporabite platinasto pravilo

Ste že slišali za zlato pravilo?

Zlato pravilo: ravnajte z drugimi tako, kot želite, da z vami ravnajo.

Ampak veste kaj? Ne maram zlatega pravila. Raje imam Platinum pravilo.

Platinasto pravilo: ravnajte z drugimi tako, kot hočejo, da se z njimi ravna.

Najboljši e-poštni predstavniki prilagodijo svoji ciljni publiki! Kako lahko to storite? Prilagodite svojemu karizmatičnemu tipu. V naši raziskavi smo ugotovili, da obstajata dve vrsti karizme:

Toplo relatorji in pristojni dosežki.

  • Topli releji radi dohitevajo in se povezujejo. Običajno v e-pošto pišejo več in uporabljajo emojije, žledolome in zgodbe. Uživajo v osebnih delnicah in osebnih dotikih. Radi jih nagovarjajo poimensko in imajo spoštljive odjave.
  • Kompetentni dosežki so učinkoviti in neposredni komunikatorji. Radi preidejo na bistvo. Lahko celo preskočijo družabne lepote in odpiralce.

Tu sta dve različici istega e-poštnega sporočila:

E-poštni naslov toplega relatorja:

Zadeva: Veselimo se povezovanja prihodnji teden

Živjo Diana!

V veselje mi je bilo danes govoriti z vami. Resnično se veselim najinega srečanja prihodnji teden. V sredo sem načrtovan za 12. uro. Izbral bom odlično restavracijo v bližini; Imam nekaj lokalnih priljubljenih =) Sem pa želel preveriti, ali nimate nobenih prehranskih omejitev?

In seveda bom zagotovo prinesel tudi kopijo predloga. Se že veselim!

Najboljše,

Vanessa

P.S. Upam, da se vaš sin počuti bolje!

Pristojni e-poštni naslov:

Zadeva: Potrditev ob 12. uri v sredo

Draga Diana,

Najin sestanek želim potrditi prihodnji teden ob sredah ob 12. uri.

Povabilo z lokacijo bom poslal naslednji teden. Ali imate kakšne prehranske zahteve?

Prinesel bom kopijo predloga. Hvala za vse.

Najboljše,

Vanessa

Vidiš razliko? Način, kako pišete e-pošto, bodisi spoštuje in spoštuje način odnosa do nekoga ali pa mu to otežuje. Tako dobimo hitrejše odgovore in odpiranja.

Mimogrede ... ugotovite, kateri ste VI, z našim brezplačnim kvizom karizme.

Kakšna je vaša vrsta karizme?

Nasveti za notranjo stran: Še nekaj, ki jih morate imeti tukaj v mislih, da jih prilagodite prejemniku ...

  • Ali veste, v katerem dnevu je najbolje, da osebi pošljete e-pošto? Če so jutranja oseba, jih vsekakor zgodaj udarite. Ali imajo popoldne veliko klicev? Izogibajte se temu času.
  • Še enkrat preverite naslov prejemnika e-pošte! Še posebej eno, l in jaz (glej, kaj sem tam počel?). Tu je smešen primer: zaradi ene same tipkarske napake na e-poštnem naslovu se je na samski zabavi pojavil popolnoma neznanec. Ups! To smešno napako si lahko ogledate na Youtubeu:

& uarr; Kazalo & uarr;

# 2: Previdno izberite način ...

E-pošta ni vaša edina možnost! Pravzaprav je e-pošta le najboljša možnost za določene situacije. Lahko tudi izboljšate e-pošto.

Preden sploh razmislite o pošiljanju e-pošte, preverite, ali je to najboljši način komunikacije. Bi morali svoje sporočilo prenašati osebno, z glasovnim sporočilom, telefonskim klicem, klepetom ali video klicem? Ali še bolje, ali bi morali dodati video? Video e-pošta je nova stvar ...

Tu so moja pravila o kanalih:

  • 1 stavek → klepet: Če pišete e-poštno sporočilo, ki je samo en stavek, ga preprosto klepetajte z osebo.
  • 3 odstavki → Telefonski klic, voxer ali video e-pošta. Če pišete več kot 3 odstavke, razmislite o telefonskem klicu, voxerju ali bombi video e-pošta.
  • Več kot 5 vprašanj → Video klic. Če v e-poštnem sporočilu zastavljate več kot pet vprašanj, razmislite o video klicu, da boste lahko razpravljali in gradili na odgovorih.

Spodnja črta: Včasih je e-pošta odlična! In včasih to ni vaša najboljša prva izbira.

& uarr; Kazalo & uarr;

# 3: Zaženite nove verige

Ste že kdaj dobili e-poštno sporočilo, v katerem je zadeva samo napolnjena s posredovanji in odgovori? Ali ste že kdaj bili v e-poštni verigi, ki je dolga 48 niti in nima nobene zveze s temo ali prvotnim vprašanjem?

Ustavimo norost! Če ste na verigi, ki nima opraviti z izvirno temo, ali pa je šla tako daleč, da sploh ne veste, kje ste začeli ... potem je čas, da začnete novo verigo. Vsi na nitki se vam bodo zahvalili.

Take-Away: Ne dovolite, da vaše e-poštne verige trajajo večno. Dober e-poštni naslov je treba vedno upokojiti.

& uarr; Kazalo & uarr;

# 4: Napišite odlično zadevo

Ali ste vedeli, da lahko ena beseda naredi ali zlomi vaš e-poštni naslov? Po navedbah Quicksprout , enobesedna razlika v vrstici zadeve e-pošte je spremenila stopnjo klikov obiskovalcev za 46%!

Za ustvarjanje odlične vrstice z naslovom e-pošte odlični tekstopisci uporabljajo metodo, imenovano štiri U:

  • Edinstven.
  • Ultra specifičen.
  • Nujnost.
  • Koristno.

Edinstven Predmeti so dolgočasno in zabavno, na primer: Iščem: Moja pogrešana rezina pice. Denarna nagrada: neobvezna. ali se zgodi jutri ... najino srečanje.

Ultra specifičen vrstice zadev so naravnost do točke: Tu je finančno poročilo za drugo četrtletje 2020 in posodobljeni rok za uredniški koledar.

Nujno vrstice zadev so bodisi zadetek bodisi zgrešeni (več o tem bom pozneje). Najbolje je, da se izogibate nujnim besedam, razen če je vaš e-poštni naslov resnično pomemben.

Koristno Predmeti vsebujejo tisto, kar se vam bo zdelo koristno. To sega do poznavanja vaše ciljne publike - kaj se jim bo zdelo koristno?

& uarr; Kazalo & uarr;

# 5: Pozdravi svojega prejemnika

To je prva stvar v e-poštnem sporočilu in ena stvar, ki jo veliko ljudi pozabi. Pri pisanju poslovnega e-poštnega sporočila je pomembno, da vedno vključite pozdrav, tako kot če nekoga pozdravite prvič. Tu je nekaj pogostih primerov:

Različni načini uporabe pozdrava v e-pošti

Pazite, da boste pravilno črkovali! Vedno pridem v arhiv, ko nekdo črkuje moje ime Vannessa. Ali me kliče Victoria - dogaja se tedensko. Ja res.



& uarr; Kazalo & uarr;

# 6: Izberite ton in predlogo

Obstajata dva različna načina, kako se lahko obrnete na poslovno e-pošto: priložnostni in formalni. Če se boste lotili priložnostno, lahko zgraditi odnos hitreje. Če greste formalno, ste varnejši, a to oviro vzdržujete.

Ton, ki ga izberete, je odvisen od kulture vašega podjetja in s kom se pogovarjate. Če gre za prijatelja / soseda / bližnjega sodelavca, se verjetno lahko izognete priložnostnemu pristopu. Če je to vaš šef, nadzornik ali vodja najema, no ...

Kvaj zdej! Kako gre danes delo? ne zveni tako dobro, razen če sta vidva BFF-jevi . Poskusite uporabiti te besedne zveze v svojem e-poštnem sporočilu, da izberete priložnostni ali formalni ton:

Ležerno Formalno
Kako gre?Kako si
Hej Janez!Dragi John,
Bi si privoščila kosilo skupaj?Bi si kdaj privoščili kosilo?
Končal sem projekt!Projekt je bil zaključen.
Čim prej vam bom priskrbel članek.Članek vam bom poslal v najkrajšem možnem času.
Tako sem vesel, da sem vas spoznal!Z veseljem vas spoznam.

Ker je telo sporočila večina vašega e-poštnega sporočila, sem ustvaril tudi profesionalne predloge za e-pošto in primere, ki jih lahko uporabite - ne glede na to, ali gre za ponudbo za delo, odstopno pismo, e-poštno opravičilo in še več!

Oglejte si predloge in primere e-pošte v naslednjem oddelku spodaj!

& uarr; Kazalo & uarr;

# 7: Uporabite hierarhijo dejstev

To je moj super napredni nasvet za izjemno znanje e-pošte. Najpomembnejšo idejo vedno postavite na vrh. V najboljšem primeru ljudje prelevijo elektronsko pošto. V najslabšem primeru jih ne dokončajo. Ne pokopajte svojega vodstva. Če imate veliko vprašanje ali veliko idejo, ga postavite na vrh, tako da boste imeli več možnosti, da ga nekdo dejansko vidi. To je le ena izmed mnogih e-poštne napake lahko naredite, vendar je najpomembnejši za povečanje stopnje odziva.

Take-Away: Čim prej iznesite svojo veliko idejo.

& uarr; Kazalo & uarr;

# 8: Če je daljši od treh odstavkov, STOP

Kako napisati dober e-poštni naslov: 1. Napišite e-poštno sporočilo 2. Večino ga izbrišite 3. Pošljite.

- Dan Munz

Če menite, da je vaš e-poštni naslov predolg, bi lahko bil! Če lahko nekomu prihranite čas tako, da skrajšate e-pošto, bo desetkrat bolj hvaležen, kot če bi morali brati dolgo e-pošto (ta bo verjetno prezrta ali shranjena za pozneje!).

Take-Away: Če je vaše e-poštno sporočilo daljše od treh odstavkov, razmislite o klicanju. Ali pa se osebno pogovorite. Mogoče je celo lažje vzpostaviti video klic, še posebej, če ste del a virtualna ekipa . Karkoli počnete, se izogibajte pisanju romana v e-pošti!

& uarr; Kazalo & uarr;

# 9: Ne zlorabljajte besede NUJNO

To je NUJNO, potrebujem ga čim prej. SUPER POMEMBNO, ker pišem z velikimi črkami.

Ko v zadevi e-pošte vidim ‘NUJNO’, mi začne srce zaigrati. Razmišljam o tem, da bi dejansko nujne stvari, kot so prelivanje krvi ali padanje s pečine ali Youtube, padli - saj veste, res resne stvari.

Če prekomerno uporabljate ASAP in NUJNO, tvegate, da vas bodo ljudje vzeli manj resno pravzaprav nujno po vrsti. Ne bodite kot fant, ki je zajokal volk.

Take-Away: Ne uporabljajte ASAP, NUJNO, POMEMBNO, razen če je v resnici ASAP, NUJNO ali POMEMBNO.

& uarr; Kazalo & uarr;

# 10: Zadržite svoja čustva

Čustva lahko uničijo vašo verodostojnost e-pošte. In lahko gre na dva načina.

Preveč navdušena e-poštna sporočila lahko ljudi obnorejo:

  • Štirikratni klicaji (!!!!)
  • 5 smeškov ((D: D) in
  • 3 srčki () kasneje….

… In vaš e-poštni račun je nič. Obožujem navdušenje, vendar se ne navdušujte preveč ... še posebej glede emojijev. Prav tako se želite izogniti čustvenemu pošiljanju e-pošte. Takrat ste jezni, razburjeni ali razdraženi in vsem pošljete nekaj malce grdega. Obljubim, da boste obžalovali.

Take-Away: Če vam srce piha med pisanjem e-pošte, potem STOP. Vzemite si odmor in nato e-poštno sporočilo znova obiščite v 24 urah.

Stranska opomba: Kar zadeva emojije, je v redu, če zavržete emoji ali dva, bolj znanim prijateljem in tesnejšim odnosom! Jaz jih uporabljam zmerno kajti njihova prevelika uporaba bi lahko prejemniku e-pošte pričarala slabe spomine na srednjo šolo. =)

& uarr; Kazalo & uarr;

# 11: Končajte s pozivom k dejanju

Kot bralec na koncu e-poštnega sporočila lahko izbirate med dvema možnostma: odgovorite ali prezrite. Kot pošiljatelj vedno želite, da odgovorijo. Najboljši način za povečanje stopnje odziva je, da e-poštni naslov vedno končate s pozivom k dejanju. Če si res želite, da bi se domislili, lahko krepko ...

Take-Away: Kaj je tisto, kar potrebujete, da naredijo, odgovorijo ali vprašajo? Na koncu to, da bodo lažje odgovorili.

& uarr; Kazalo & uarr;

# 12: Odjava

To je zadnji del vašega pisnega e-poštnega sporočila, kjer se odjavite z zaključno besedo. Odjava bi morala zaviti vaše sporočilo in večinoma končati z visoko noto!

Tu je nekaj primerov pogostih odjav, ki jih lahko uporabite:

Seznam toplih in kompetentnih podpisov po e-pošti

& uarr; Kazalo & uarr;



# 13: vključite profesionalni e-poštni podpis

Neverjeten podpis je zadnja priložnost, da ustvarite trajen vtis. Odjavite se lahko tako, da preprosto vtipkate svoje ime (npr. Vanessa van Edwards), vendar mu manjka določena unikat dejavnik, ki ga lahko ima podpis.

Vse lahko podate s svojim podpisom - videl sem toliko čudovitih podpisov po e-pošti, ki izgledajo neverjetno , kot je ta animirani podpis Jennifer Jones:

Primer animiranega e-poštnega podpisa

Vir: Kaznivo plodno



Privlačna fotografija, gif in čokolada !? Videti je neverjetno, vendar ga lahko številne e-poštne storitve pošljejo samo kot prilogo ali jo v celoti blokirajo, saj zavzamejo veliko dragocenih e-poštnih nepremičnin.

Namesto tega je moj najboljši nasvet za e-poštne podpise: Naj bo preprosto! Brez slik, navadno besedilo, natančno.

Z odličnim, preprostim podpisom e-pošte ste nepozabni in izgledate profesionalno. Lahko je preprosto kot vaše polno ime in položaj:

Vanessa

Lahko pa dodate povezave za trženje in pokažete, da ste / delate v uglednem podjetju. Tu je tisti, ki ga trenutno uporabljam ...



Vanessa

& uarr; Kazalo & uarr;



# 14: Preverite svojo slovnico

Pustiti

Slovnično pregledal 100 profilov LinkedIn domačih angleško govorečih v industriji potrošniške embalaže. Ugotovitve?



  • Strokovnjaki z manj slovničnimi napakami Profili LinkedIn napredovali na višja delovna mesta. Tisti, ki se niso znašli na direktorskih položajih, so naredili 2,5-krat več slovničnih napak.
  • Manj slovničnih napak je povezanih z več promocijami. Strokovnjaki, ki so imeli v svoji karieri le 1 do 4 napredovanja, so naredili 45% več slovničnih napak v primerjavi s tistimi, ki so prejeli 6 do 9 napredovanj.

A verjetno niste potrebovali študije, da bi vedeli, da je slovnica pomembna. Nekateri ljudje, kot Kyle Wiens, izvršni direktor iFixit , ne bo niti zaposlil ljudi, ki uporabljajo slabo slovnico. S pomočjo orodij, kot je, preverite, ali so v vaši e-pošti pravilna slovnica Slovnično - to lahko pomeni razliko med tem, da nekoga povabite na kosilo in ga pojeste!

& uarr; Kazalo & uarr;

# 15: Povečajte zamudo pri pošiljanju, da se izognete grozoti dostave

Ste že kdaj po naključju prezgodaj pritisnili gumb Pošlji in je bila vaša reakcija podobna Glorijini Sodobna družina:

Če je tako ... niste sami. Na srečo lahko to popravite tako, da povečate zamudo pri pošiljanju.

Kakšna je zamuda pri pošiljanju?

Zakasnitev pošiljanja je odštevalnik časa, ki se začne takoj, ko pritisnete gumb za pošiljanje. To je odlična lastnost za ujemanje kakršnih koli napak v zadnjem trenutku ali če se v zadnjem trenutku premislite, preden pošljete to jezno e-pošto svojemu sodelavcu.

Takole: če uporabljate Gmail kot jaz, pojdite na nastavitve.

Možnost nastavitev za Gmail

Nato na zavihku Splošno poiščite možnost »Razveljavi pošiljanje«. Povečajte obdobje preklica pošiljanja s privzetih 5 na 30 sekund.



Končno shranite spremembe in že ste pripravljeni!

Pro tip: Tu je velika napaka novinca. Odprete e-poštno sporočilo in začnete z vrha. Za: Zadeva: Sporočilo. Napačno! Naslov vedno dodajte zadnji. Nikoli ne veš, kdaj ta nadležni gumb za pošiljanje zaživi.

& uarr; Kazalo & uarr;

# 16: Postanite e-poštni vohun

Ko pošljemo Facebook sporočilo, vemo, kdaj ga nekdo prebere. Zakaj ne po e-pošti? Pošiljanje majhnega obvestila, če je nekdo odprl vaše e-poštno sporočilo, bi moralo biti privzeta funkcija, tako da veste, ali nekdo prebere vaše e-poštno sporočilo ... ali pa ga le ignorira.

Če veste, kdaj nekdo prebere vaš e-poštni naslov, ste korak pred igro.

Najboljši način za sledenje prebranega e-poštnega sporočila je uporaba Bananatag .

Bananatag je e-poštno orodje, ki vam pošlje majhno obvestilo, kadar koli nekdo odpre sledeno e-pošto. Obstaja celo čudovit Razširitev za Chrome to je enostavno namestiti.

Najboljši del? Oseba, ki odpre e-poštno sporočilo, ne bo vedela, da mu sledi. Na ta način ste pod krinko, kot ninja, zakrita pod nočno temo, vaš prejemnik e-pošte ni nič pametnejši. Postali boste pravi e-poštni vohun!

& uarr; Kazalo & uarr;

# 17: Odgovarjajte v pločevinkah

Ste vedeli, da lahko vse e-poštne predloge v tem članku shranite v svoj e-poštni račun in jih znova in znova uporabljate do mile volje (upam, da ne odstopne!)? To lahko storite v Gmailu:

  1. Na zavihku Nastavitve -> Napredno preverite, ali so predloge omogočene.
Možnost omogočanja e-poštnih predlog v Gmailu
  1. Kliknite gumb Sestavi v zgornjem levem kotu, da ustvarite novo e-pošto.
Gumb za sestavljanje v Gmailu
  1. Kopirajte eno od spodnjih predlog e-pošte in jo prilepite v e-pošto ali ustvarite lastno e-poštno sporočilo, ki ga nameravate znova uporabiti.
  2. Kliknite tri pike v spodnjem desnem kotu e-poštnega sporočila -> Premaknite miškin kazalec nad Predloge -> Shrani osnutek kot predlogo -> Shrani kot novo predlogo.
  3. Dokončano! Zdaj imate popolnoma novo e-poštno sporočilo s predlogo, ki ga lahko znova uporabite za pozneje.

& uarr; Kazalo & uarr;



Primeri profesionalne e-pošte

Torej morate poslati pomembno e-poštno sporočilo. Če ne veste, kako začeti profesionalno e-pošto, sem vas pokril! Profesionalne oblike e-pošte se razlikujejo, zato je tukaj seznam e-poštnih predlog, ki jih lahko uporabite kot goljufive liste v različnih situacijah. Začenši z…

& uarr; Kazalo & uarr;

E-poštna predloga št. 1: Ponudba za delo

Imate ponudbo za delo ali jo želite ponuditi? Super! Službe spreminjajo življenje, zato je pomembno, da pošljete odlično profesionalno e-poštno sporočilo. Tukaj je opisano, kako napišete e-poštno sporočilo za delo, ki ga želite ponuditi, sprejmete ponudbo za delo ali zavrnete ponudbo za delo po e-pošti.

Ponudba dela

Vsako e-poštno sporočilo o dobri ponudbi mora vsebovati 7 podrobnosti o zaposlitvi, med drugim:

  • Potrditev ponudbe. Prva stvar, ki jo morate storiti, je, da potencialnemu zaposlenemu sporočite, da imate zanj ponudbo za delo.
  • Naziv delovnega mesta / delovnega mesta. Jasno navedite položaj službe in morebitne dodatne dolžnosti, ki se jih morda ne zaveda.
  • Povzetek prejemkov in plače. Izpostavite vse pomembne prednosti tega položaja.
  • Začetni datum. Vključite predlagani začetni datum in ponudite prilagodljivost (če obstaja).
  • Izraz navdušenja ali hvaležnosti. Jasno navedite svojo hvaležnost in se zahvalite potencialnemu delodajalcu za postopek razgovora.
  • Priloženi sporazum / pogodba o zaposlenem. Priložite podroben obrazec in po potrebi prosite za podpis.
Ponudba primera e-pošte za službo:

Tu je e-poštno sporočilo s ponudbo za delo, ki ga je Scott, izvršni direktor Science of People, napisal za enega od naših novih članov ekipe (občutljivi podatki odstranjeni):

Pošljite e-pošto za novo najem
Sprejem predloge e-pošte s ponudbo za delo:

Zadeva: Ponudba za delo od [Ime podjetja]



dragi [vstavite ime prejemnika] ,

Najlepša hvala za naš včerajšnji klic! Zelo sem navdušen, da se pogovarjam z vami in slišim o vašem navdušenju nad tem položajem. Navdušeni smo, da vam ponudimo položaj [ime položaja] ob [Ime podjetja].

V pregled sem priložil našo pogodbo o zaposlitvi, vendar je tu nekaj podrobnosti:

[povzetek prejemkov, vključno s plačo]

Bi bili veseli, da začnete naslednji teden naprej [začetni datum] , če ste takrat na voljo. Prosim, obvestite me, če bi drug datum bolje deloval.

Če imate kakršna koli druga vprašanja ali pomisleke, nam to sporočite in z veseljem vam bomo odgovorili. Zelo smo veseli, da lahko s svojo strastjo in talentom pozdravimo nekoga, ki bo pomagal širiti glas daleč naokoli.

S spoštovanjem,

[Tvoje ime]

Sprejem predloge e-pošte za ponudbo za delo

Imate ponudbo za službo? Super! Glede na naslednji korak imate na voljo nekaj možnosti:

  • Sprejem ponudbe. To je lahko tako preprosto kot izražanje zahvale in hvaležnosti ter izpolnjevanje obrazcev ali pogodb (če obstajajo).
  • Stvari premišljujejo. Če potrebujete čas, lahko potencialnemu delodajalcu sporočite, da boste za odločitev potrebovali nekaj delovnih dni.
  • Pogajanje o stališču. Preden se pogajate, preberite naš znanstveno podprt članek o kako se pogajati !

Ko sprejemate ponudbo za delo, upoštevajte naslednje:

  1. Napišite jasno vrstico z zadevo. V zadevi jasno navedite, da sprejemate ponudbo.
  2. Ponovite, da sprejemate stališče. Ponovno ponovite svoje sprejetje v prvi vrstici, skupaj z naslovom in podjetjem.
  3. Pokaži hvala. Zahvalite se podjetju in / ali najemniku za priložnost.
  4. Daj povzetek. Ponovno potrdite in sprejmite pogoje ponudbe, vključno s plačo, ugodnostmi in datumom začetka.
  5. Ponudite svojo podporo. Prejemnika vprašajte, ali od vas potrebuje kaj drugega.
  6. Konec na visoki noti!
Sprejem predloge e-pošte s ponudbo za delo:

Zadeva: Sprejem ponudbe za delo - [Tvoje ime]

dragi [vstavite ime prejemnika] ,

Z veseljem bom sprejel ponujeno mesto na [ime podjetja] za položaj [naziv delovnega mesta] . Najlepša hvala za to vznemirljivo priložnost, da postanete del ekipe.

V celoti sem prebral pogodbo o zaposlitvi in ​​temu e-poštnemu sporočilu priložil podpisano kopijo. Potrjujem, da bo moja izhodiščna plača [znesek plače] in moj začetni datum bo na [datum].

Če še kaj potrebujete od mene pred začetnim datumom, mi sporočite. Lahko me kontaktirate po telefonu na [telefonska številka] ali me kontaktirajte po e-pošti. Navdušen sem, da bom kmalu sodeloval z vami in ostalo ekipo!

Lep pozdrav

[Tvoje ime]

Pro tip: Želite narediti trajen vtis? Poskusite dati telefonski klic namesto pisanja e-pošte novemu delodajalcu.

Zavrnitev ponudbe za delo

Ste že slišali za študija zavrnitve kje so ugotovili, da se zlomljeno srce počuti enako kot zlomljena roka? Zavrnitev boli - celo potencialnemu delodajalcu. Evo, kako (prijazno) zavrniti ponudbo za delo v 4 korakih:

  1. Navedite ponudbo. Vključite ime podjetja in ponujeno delovno mesto.
  2. Pokaži hvala. Izrazite svojo hvaležnost za njihov čas in trud.
  3. Zavrnite ponudbo. Naj bo ta korak kratek in ne poskušajte biti preveč podrobni.
  4. Končajte visoko!
Zavrnitev predloge e-pošte s ponudbo za delo:

Zadeva: Zaposlitvena ponudba - [Tvoje ime]

dragi [vstavite ime prejemnika] ,

Hvala, ker ste mi ponudili vlogo na [ime podjetja] za položaj [naziv delovnega mesta] . V veselje mi je bilo govoriti z vami in cenim, da ste si vzeli čas za intervju.

Bila je težka odločitev, vendar sem se odločil, da ponudbo zavrnem, ker [Sprejel sem položaj v drugem podjetju / ostal bom na svojem trenutnem položaju v svojem podjetju / odločil sem se za drugačno poklicno smer] .

Še enkrat hvala za vaš čas in pozornost in upam, da se bodo naše poti v prihodnosti križale.

Lep pozdrav

[Tvoje ime]

& uarr; Kazalo & uarr;

E-poštna predloga št. 2: odstopno pismo

Zapustiti službo ni nikoli enostavno, še posebej po e-pošti. Pri odstopu je najbolje, da to storite osebno in sledite s fizičnim pismom ali celo po telefonu. Če pa morate to storiti po e-pošti (na primer, če ste delo doma je treba upoštevati nekaj smernic:

  1. Vstavite v zadevo. Želite biti jasni, zato dodajte besedo odstop ali odstop nekje v vrstico z zadevo.
  2. Povejte svoje stališče. Ne glede na to, kako majhno je podjetje, je pomembno, da navedete svoj položaj in / ali ime podjetja - navsezadnje gre za uradno e-poštno sporočilo o odstopu in dobro je, da ga spremljate.
  3. Obvestite 2 tedna. To je norma za vsa delovna mesta v Ameriki in pomaga vzpostaviti dobre odnose z vami in vašim delodajalcem. Če ne morete dati dvotedenskega odpovedi, dajte čim več časa. Sporočite svojemu delodajalcu dan, ko odpuščate.
  4. Izrazite hvaležnost. Izkažite zahvalo za priložnost, ki ste jo imeli pri svojem delodajalcu. NE govorite negativno o svojem delodajalcu - to je navsezadnje e-pošta in vsi zapisi se nikoli ne izbrišejo.
  5. Povejte svoj razlog. Razlog naj bo kratek in se ne spuščajte v podrobnosti, razen če ste z delodajalcem resnično blizu.
  6. Ponudite svojo podporo. Prepričajte se, da vaše podjetje ve, da ste jim pripravljeni pomagati med prehodom.
  7. Pustite svoje kontaktne podatke. Če bo vaše podjetje zaradi kakršnega koli razloga v prihodnje stopilo v stik z vami, jim pustite svoje kontaktne podatke.

Pro tip: Izogibajte se razpravljanju o svojem odstopu s sodelavci, preden je uraden. Tako se boste izognili nepotrebnim dramam in morebitnim skrivnostim, ki bi prišle do vašega šefa.

Primer odstopa po e-pošti:

Primer odstopa po e-pošti

Urejeno iz: LiveCareer



Odstop od predloge e-pošte za delovno mesto:

Zadeva: Odstop - [Tvoje ime]

dragi [vstavite ime prejemnika] ,

To e-pošto pošiljam, da vas obvestim o svojem odstopu [naziv delovnega mesta] ob [ime podjetja] , učinkovito [datum]. Želel sem vam sporočiti, da je bilo to delo tukaj neverjetno, in zahvalil sem se vam in ekipi za podporo in čudovite trenutke, ki smo jih preživeli skupaj.

Vem, da je to nenadoma, vendar sem se odločil odstopiti, ker [razlog]. Če vam lahko med to prehodno pomoč pomagam ali če kaj od mene potrebujete pred datumom odstopa, mi to sporočite.

Lahko me tudi kontaktirate na [telefonska številka] ali [E-naslov].

Še enkrat najlepša hvala za priložnost za delo [ime podjetja] . Resnično sem hvaležen, da sem delal tukaj, in upam, da bomo tudi v prihodnje ostali v stiku.

Lep pozdrav

[Tvoje ime]

& uarr; Kazalo & uarr;

Predloga za e-pošto št. 3: Opravičilo

Oh, zamočil si? V redu je, vsi delamo napake! Težava je v tem, kako si lastimo svoje napake?

Prvič, tukaj je tisto, česar NE smem reči, vljudno s tvitom United Airlines:

Primer e-poštnega opravičila United Airlines

Stavek, za katerega se opravičujem, ker sem moral ponovno sprejeti te stranke, se ne zdi tako iskren, kajne? Zato jih je bilo veliko javna reakcija za to opravičilo.



Na srečo obstaja nekaj nasvetov, kako poslati veliko profesionalno e-poštno opravičilo, ne da bi prišlo do neiskrenosti:

  1. Zadeva. Recite, da mi je žal ali se opravičujem. Bodite prepričani, da to resno mislite!
  2. Nagovorite svoje vrednote. Navedite svoja prepričanja in vrednote ter zakaj ste oseba dobrega značaja in zaupanja.
  3. Odpravite težavo. Pojasnite napako, ki ste jo storili, in zakaj je ta napaka v nasprotju z vašimi vrednotami.
  4. Recimo, da vam je žal. To mora biti pristno in po lastnih besedah, če je to mogoče. Izogibajte se kazanju s prsti in si lastite svojo napako.
  5. Pojasnite svoj načrt igre. To je najpomembnejši del. Povejte svojemu prejemniku, kako se boste spremenili ali kakšne ukrepe boste sprejeli za izboljšanje stvari.
  6. Prosite za odpuščanje. Ne bojte se pokazati malo čustev, da pokažete, kako žal vam je v resnici.

Primer e-poštnega opravičila:

Na srečo je United Airlines, ki je vključil zgornje nasvete, veliko bolje uspel s svojim uradnim e-poštnim opravičilom:

Upravičeno e-poštno sporočilo družbe United Airlines

Ogledate si lahko celotno e-pošto United Airlines tukaj .



Nikoli ne moremo reči, da nam je žal, ker se tisto, kar se je zgodilo, sliši veliko bolje! Poleg tega celotno e-poštno sporočilo pojasnjuje vse spremembe, ki jih bo United Airlines sprejel, da se to vprašanje ne bi ponovilo.

Predloga za e-poštno opravičilo:

Zadeva: Zelo mi je žal - [Tvoje ime]

zdravo [vstavite ime prejemnika] ,

Vem, da je pomembno [državna vrednost / prepričanje]. Zato se počutim slabo, ko se [napaka tukaj].

Opravičujem se za to. Nimam opravičila za to napako in resnično vam želim pokazati, kako lahko naslednjič naredim boljše. Da se vam nadoknadim, se bom [naredi x, y, z].

Prosim, oprosti mi za mojo napako. Resnično upam, da boste lahko sprejeli moje globoko opravičilo.

Lep pozdrav

[Tvoje ime]

& uarr; Kazalo & uarr;

Predloga za e-pošto št. 4: e-poštno sporočilo za bolniški dan

Vsi smo bili že tam: nekega dne se zbudiš s praskanjem v grlu in vrtoglavico v glavi. Ste bolni in imate še večji problem - to morate povedati šefu.

Evo, kako v 6 korakih napišete popolno e-poštno sporočilo o bolniškem dnevu:

  1. Jasna tema. Kot vsako drugo profesionalno e-poštno sporočilo tudi na temo pišite, kot je Dan bolnikov - [Vaše ime].
  2. Navedite svoj razlog. Sporočite svojemu delodajalcu, da se počutite slabo in kaj preprečuje, da pridete v pisarno. To je lahko vse od vročine do kašlja do preprostega počutja.
  3. Vaš pričakovani ETA. Obvestite svojega delodajalca, ko pričakujete, da se boste vrnili. Če ne veste, kdaj, jim sporočite, da se boste vrnili na določen datum, dokler se bo izboljšalo.
  4. Povejte jim svojo razpoložljivost. Glede na to, kako bolni ste, lahko svojemu delodajalcu sporočite, da se boste lahko obrnili po e-pošti ali telefonu. Če ste preveč bolni, da bi kaj storili, jim sporočite, da ne boste preverjali e-pošte.
  5. Prestavite. Imate pomemben sestanek? Projekt zaradi? V svojem e-poštnem sporočilu opišite, da jih boste prestavili za poznejši datum. Če je mogoče, lahko za pomoč prosite tudi kolega.
  6. Dajte kredit. Ne pozabite si zapisati zdravniških zapiskov ali bolnišničnih obrazcev, ki jih lahko pošljete delodajalcu, da bodo vedeli, kaj počnete med bolniškim dnem.

Pro tip: Ne čakajte Prej, bolje ... še posebej, če ne veste, ali boste dan preživeli doma ali v zdravniški ordinaciji. In če že zamujate? Pošljite to e-poštno sporočilo čim prej!

Predloga e-pošte za bolniški dan:

Zadeva: Dan bolnikov - [Tvoje ime]

zdravo [vstavite ime prejemnika] ,

Želel sem vam čim prej sporočiti, da danes ne bom začel delati, ker [Od včeraj zvečer imam povišano telesno temperaturo / boli me trebuh / prebolela sem gripo]. Šel sem v zdravniško ordinacijo in rečeno mi je, da se lahko vrnem od jutri, dokler se mi simptomi očistijo. Ko se vrnem v ordinacijo, vam lahko priskrbim zdravniško opombo.

Na voljo bom tudi [preveri e-pošto / delaj na daljavo] medtem ko okrevam doma. Kar zadeva današnji sestanek, bo najbolje, če ga lahko prestavimo za jutri.

Hvala za razumevanje,

[Tvoje ime]

& uarr; Kazalo & uarr;

E-poštna predloga št. 5: sestanek

V svoji karieri sem jih načrtoval na stotine, če ne na tisoče od srečanj - tako osebno kot prek video klicev. In kar vam lahko rečem, je to:

Priprava sestanka je prav tako pomembna kot sestanek sam.

Ne glede na to, ali pripravljate sestanek z nekom, ki ga poznate, ali z ljudmi, ki jih ne poznate, lahko časovni konflikti ali nejasen dnevni red močno zmanjšajo vaše možnosti za sestanek v luknji. Tu je nekaj nasvetov strokovnjakov in izjemno preprosta e-poštna predloga, ki ji lahko kadar koli sledite za popolno e-pošto.

  1. Zadeva. Imejte posebno temo, na primer Novo srečanje ta petek ali Načrtovanje sestanka.
  2. Navedite razlog. Kaj je razlog za sestanek? Natančno določite težave ali posodobitve, ki bi jih radi rešili. To bo vaš dnevni red za sestanek.
  3. Navedite čas in datum. Določite primeren čas, ki ustreza vsem. Če niste prepričani, lahko za sestanek predlagate tudi različne ure.

Nastavitev predloge za sestanek:

Zadeva: Novo srečanje ta petek

zdravo [vstavite ime prejemnika / vse] ,

Hotel sem se obrniti in organizirati sestanek [naslovi težave / daj posodobitve]. Se lahko dobimo ob [čas in datum] ?

Potrdite, ali to deluje pri vas ali namesto tega deluje drug čas ali kraj. Veselim se našega srečanja!

Najboljše,

[Tvoje ime]

Nadaljnje sporočilo po predlogi za sestanek:

Ste sestavili sestanek, a niste dobili odgovora? Študije kažejo da če je minilo več kot dva dni, 90% verjetnosti ne boste dobili odgovora. Morda je bilo vaše e-poštno sporočilo zakopano pod kopico drugih e-poštnih sporočil. Tu je hiter e-poštni naslov:

Zadeva: Ali prihajaš?

zdravo [vstavite ime prejemnika] ,

Že nekaj časa se nisem več slišal. Pravkar sem preverjal, ali prihajate na načrtovani sestanek!

Hvala,

[Tvoje ime]

Zahvaljujemo se vam po predlogi za sestanek:

Ste imeli NEVERJETNO sestanek? Ste se od ostalih, ki so se udeležili, naučili kaj novega? Poskusite se zahvaliti tem čudovitim ljudem! To je tudi odlična priložnost za vrednotenje (med drugim tudi predstavitev ljudi)!

Zadeva: Resno, odlično srečanje!

zdravo [vstavite ime prejemnika] !

Najlepša hvala za naše današnje srečanje. Bilo je čudovito spoznati vaše misli o tem [tema dnevnega reda]. Res si dober v [razlaga / predstavitve / itd.]. Poleg tega sem zelo užival v našem pogovoru o [nekaj zanimivega].

Nekdo, ki sem ga spoznal prej, je res dober [ustrezna tema] . Ta oseba je [Njegovo / njeno ime] ki dela pri [Ime podjetja] . Mislim, da lahko resnično dajo nekaj vpogleda v to, o čemer smo že govorili. Vam lahko predstavim dva?

Še enkrat hvala za odlično srečanje prej. Prepričan sem, da se bo vaše priporočilo izkazalo odlično! Upam, da bomo lahko kmalu spet ostali v stiku in se pogovorili.

Lep pozdrav,

[Tvoje ime]

& uarr; Kazalo & uarr;

Kontrolni seznam za profesionalno e-pošto

Tu je končni kontrolni seznam, preden pošljete profesionalno e-pošto. Prepričajte se, da vaš e-poštni naslov pokriva vse, preden pritisnete gumb Pošlji!

  • Ali moje e-poštno sporočilo vsebuje vrstico z zadevo z vsaj enim od 4 U?
  • Ali pravilno pozdravim prejemnika e-pošte s priložnostnim ali formalnim tonom?
  • Ali pojasnim svoje namere za pisanje v prvem odstavku?
  • Ali sem e-poštno sporočilo lektoriral zaradi slovničnih ali pravopisnih napak?
  • Ali sem opazil kakšno prilogo, vstavljeno v e-poštno sporočilo?
  • Ali konec vsebuje poziv k dejanju?
  • Sem zaključil z ustrezno odjavo?

& uarr; Kazalo & uarr;

Pošljite e-pošto kot šef

Tu je zadnji mali bonus za vas. Oglejte si ta priročen e-poštni vodnik, ki mi je všeč od @danidonovanl:

Oglejte si to objavo na Instagramu

Delal sem na tem, da sem se bolj zavedal, kako pišem e-pošto, in naredil ta priročen vodnik za tiskanje! . Imam slabo navado, da pretirano kličem klicaje, emojije in kvalifikatorje, kot sta »samo« in »mogoče«, da se v e-poštnih sporočilih sliši zelo prijazno in nenevarno. (Samo sprašujem se / samo potrdim / samo preverjam / samo prepričujem / samo sem vas hotel obvestiti). Lahko zavzamete prostor. Vaš glas si zasluži, da ga slišim. Vaša mnenja so pomembna. Ni se vam treba opravičevati, ker obstajate ali zahtevate, kar potrebujete. Niste šef ali kurba, ker ne zvenite kot pep-machine 24/7. . Če se obnašate kot predpražnik, raje razvijete okus za usnjeno obutev. Tudi vi imate moč. Ne bojte se postaviti zase - nihče drug tega ne bo naredil namesto vas. . Bi radi podprli mojo umetnost, se pridružili naši čudoviti skupnosti Discord in dobili ekskluziven dostop do novih stripov pred drugimi? Povezava v bio

Objava, ki jo je delil Dani Donovan (@danidonovan) 22. maja 2019 ob 15:43 PDT